En cette période exceptionnelle, où le télétravail est favorisé, le sujet de l’organisation et de la gestion des réunions est plus que jamais au cœur des discussions professionnelles. Fini les brouhahas, mauvaises connexions, outils non-adaptés et monotonie des réunions qui n’en finissent plus. Distance’L vous donne toutes les bonnes pratiques pour réaliser une réunion à distance.
Avant la réunion
Trouver les bons outils
Pour réaliser une réunion à distance, comme en présentiel, il faut de bons outils. Le choix du logiciel est primordial et il se détermine en fonction du nombre de participants, du besoin de partager l’écran ou des documents et du prix. Vous pouvez retrouver en fonction de vos besoins des outils tels que Zoom, WhatsApp, Teams ou encore WebEx.
Fixer la date et l’heure
Pour réussir votre réunion, fixez une date, une heure de début et une heure de fin. Privilégiez les réunions courtes pour ne pas perdre l’attention des collaborateurs. Vous avez des collaborateurs dans d’autres pays ? Pensez au décalage horaire. Aussi, prévoyez 10 minutes supplémentaires pour l’installation logistique de chacun des participants.
Laissez vos collaborateurs se préparer
Afin de permettre à vos collaborateurs de se préparer, pensez à leur envoyer une invitation 15 jours avant la réunion. Vous pouvez également envoyer des rappels quelques jours ou quelques heures avant le début de la réunion afin que vos collaborateurs puissent se rendre disponibles.
Avoir un plan B
Prévoyez un plan de secours, au cas où, le logiciel choisit, ne fonctionnerait pas, ou si une panne internet apparaissait.
Pendant la réunion
Instaurer un règlement de bon fonctionnement
Avant de rentrer dans le vive du sujet de la réunion, présentez les quelques règles que vous aurez instaurées. Pour éviter les bruits parasites, demandez à chaque personne présente durant la réunion de couper son micro lorsqu’il n’a pas la parole. Aussi pour éviter d’être coupé par les questions, proposez aux participants de poser leurs questions sur le chat, en précisant que vous y répondrez au fur et à mesure.
Préoccupez-vous du bien-être des collaborateurs
Certains collaborateurs apprécient le télétravail, d’autres peuvent se sentir exclus. Prenez 5 à 10 minutes pour faire un tour de table, demandez aux collaborateurs comment ils se portent et faites des présentations si cela est nécessaire.
Nommez un animateur
Définir un animateur avant la réunion permet de garantir son bon déroulement. Il aura le rôle de gérer la prise de parole des intervenants et d’animer une réunion dynamique !
Après la réunion
Donnez une suite à la réunion
On ne perd pas les bonnes habitudes ! Pensez à faire parvenir à tous les participants ainsi qu’aux absents un mail de compte rendu. Aussi, vous pouvez réaliser un questionnaire sur les points à améliorer lors de la prochaine réunion. Cela inclus les salariés, tout en vous permettant de vous améliorer !
Vous avez maintenant toutes les cartes en mains pour réaliser des réunions dynamiques à distance. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’organisation du télétravail en tant que manager ou salarié rendez-vous sur notre catalogue de formation : https://distance-l.360learning.com/channel/5c7d4ba99653c6930260ce20/DISTANCE_L/browse