Comment faire le tri dans l’ensemble de ses obligations au travail ? Ce mois-ci nous vous proposons de découvrir l’une des méthodes qui existent pour gérer vos priorités et votre temps en 4 étapes.
Étape 1 : Lister ce qui est à faire et apprendre à déléguer
A chaque début ou fin de semaine, par exemple, prenez le temps de vous programmer un moment pour planifier vos obligations dans la réalisation de vos tâches, dans le delai qui vous est imparti.
Sur une page blanche, listez les choses à faire et triez-les selon la matrice d’Eisenhower par exemple, afin de réorganiser correctement votre emploi du temps :
– Important et urgent
– Urgent et non important
– Urgent et important
– Non urgent et non important
Cette denière catégorie, non urgent et non important, regroupe l’ensemble des tâches que vous pouvez traiter en dernier.
Étape 2 : Prendre efficacement des décisions
Pour couper court aux hésitations lors de la prise de décisions, chercher l’avis de ses collègues ou de ses supérieurs peut permettre de traiter un dossier ou de débloquer une situation complexe en perdant le moins de temps possible. Fixez-vous une date limite pour vous prononcer en vous demandant quels sont les éléments ou les informations dont vous avez besoin et combien de temps vous faudra-t-il pour les obtenir. Cela vous évitera de tergiverser pendant des semaines dans votre prise de décision.
Étape 3 : Gérer correctement ses e-mails
Nous sommes souvent interrompus dans notre travail par la consultation des courriels reçus, et cela peut nuire à notre efficacité. Nous vous conseillons, afin d’éviter ces moments qui perturbent votre mission, de désactiver les alertes lors de la réception de nouveaux emails. Prevoyer plutôt dans votre journée, deux à quatre temps dédiés au traitement de vos différentes demandes. Ainsi, votre temps destiné à la gestion de vos e-mails vous permettra également de les prioriser et de les placer en conséquence dans votre planning.
Étape 4 : Prendre du recul
Si vous vous sentez débordé, veillez aux signaux d’alerte qui sont des indicateurs assez simples à détecter comme la perte de l’envie de travailler qui peut être un signe d’épuisement. Il est indispensable d’évacuer les pensées négatives néfastes pour votre performance et surtout pour votre santé au travail.
Prenez du recul sur votre travail et vos missions. Il est important de faire le point, régulièrement, sur ce que vous accomplissez : pourquoi je me sens stressé(e) ? Pourquoi j’ai perdu ma motivation sur ce projet ?
Bien évidemment, ces conseils ne sont que l’une des méthodes pour gérer vos priorités, votre temps et donc ainsi minimiser votre stress au travail. Il revient à chacun d’apprendre à connaître son mode de fonctionnement pour se plannifier ces temps de prise de recul sur son poste.